3. Viết thư bằng giấy dày (trên 80gr/m2), không sử dụng giấy có hình in chìm, in nổi, v.v. Khi giải quyết những vấn đề nghiêm túc, luôn viết thư trên giấy trơn, không cần sử dụng giấy in chìm, dày hơn. Hãy lấy giấy thường và viết. Bởi vì tất cả các phương án còn lại, tôi sẽ tạo hiệu quả tăng giá, chúng thường được dùng để nâng cao uy tín. Bạn không cần điều này. Chẳng lẽ bạn muốn để khách hàng nảy sinh ý tưởng là “họ đang sống tốt như vậy, việc gì phảt trả tiền cho họ”? Không lẽ như vậy.
Tốt hơn là cũng không nên sử dụng logo. Làm vậy chúng ta sẽ cho thấy quan hệ của chúng ta đối với khách hàng đã thay đổi. Khách hàng cần phải hiệu rõ rằng bức thư từ đâu tới – ghi rõ trên phong bì, những chi tiết xã giao, ghi rõ tên tổ chức của bạn. Logo có chức năng marketing, nhưng không có chức năng tạo áp lực.
Đừng mắc lỗi khi viết họ tên! Bạn càng viết chính xác họ tên bao nhiêu thì bức thư của bạn sẽ càng được xem xét nghiêm túc bấy nhiêu.
Nguyên tắc quan trọng nhất khi viết thư: đừng sử dụng danh từ mà hãy sử dụng động từ. Chúng ta có xu hướng phức tạp hóa (thậm chí ở đây tôi sử dụng từ “xu hướng phức tạp hóa” thay vì nói “chúng ta phức tạp hóa”). Chúng ta đang làm phức tạp hóa. Chúng ta viết thư và sử dụng những từ phức tạp. Có những khái niệm là từ trừu tượng loại hai. Điều này liên quan đến ngữ nghĩa học, và tôi sẽ không đi vào chi tiết ở đây. Tôi chỉ nói đến vài từ. Khi chúng ta mô tả hành động của mình, chúng ta viết hoặc nói: “Tôi làm cái này”. Tôi viết sách. Những có thể nói là đang diễn ra việc viết sách hoặc quyển sách đang được viết. Khi tôi câu “tôi viết sách”, có nghĩa là tôi liên quan đến quyển sách bằng phương tiện là tôi viết sách. Ngòai ra, nó còn có nghĩa là tôi chịu trách nhiệm về quá trình đó. Nhưng như tôi vừa nói, “đang diễn ra việc viết sách”, ở đó tôi đã lọai mình ra khỏi quá trình này. Đơn giản chỉ là diễn ra việc viết sách. Bằng cách đó, tôi không chịu trách nhiệm về quyển sách nữa. Từ “việc viết” là từ trừu tượng lọai hai (trong ngữ pháp những từ như vậy gọi là “động danh từ”). Động danh từ - là danh từ được cấu tạo từ động từ: từ “nói chuyện – cuộc nói chuyện, từ hứa – lời hứa, từ tôi đọc – việc đọc, v.v.
Từ trừu tượng loại một. Ví dụ: danh từ “tay”. Tay – đấy là sự vật mà ta có thể phô trương. Ngòai ra, khi ai đó nói “tay” bạn hiểu rằng đang nói về tay như một lọai sự vật, về “tay nói chung”. Cái “tay nói chung” này cũng sẽ là từ trừu tượng loại một (có nghĩa là sự vật được gọi bằng tên của danh từ, tồn tại, nhưng chúng ta nói về sự vật nói chung). Hãy hình dung tôi cần cho bạn thấy khỏan tiền phải trả. Tôi có thể cho bạn thấy nghĩa vụ trả tiền, cho thấy số tiền. Nhưng khỏan tiền như vậy không tồn tại. Tôi có thể trả, nghĩa là hòan thành hành động. Đó cũng là sự khác biệt cơ bản của từ trừu tượng loại hai (các nhà ngôn ngữ học nói rằng đó là cái mà “không thể bỏ chung một giỏ được”.
Khi viết thư, nhiệm vụ của chúng ta là sử dụng động từ mô tả hành động. Khi chúng ta viết thư mà sử dụng quá nhiều danh từ (khoản tiền phải trả, trách nhiệm), thì bức thư sẽ trở nên khô cứng, thuần túy là báo tin, mà không kích động.
Mong muốn của chúng ta (chúng ta muốn) làm sao để bức thư trở nên kích động. Do đó mà nhiệm vụ của chúng ta là: sử dụng trong thư càng nhiều động từ càng tốt vì động từ luôn kích động.